arrowDocuments

Real Estate documentation and management

Immobilien dokumentieren

Dokumente wie Verträge, technische oder amtliche Unterlagen zentral speichern und einheitlich benennen. Die Informationen sind rechtssicher verwahrt, jederzeit schnell zugänglich und können direkt als Grundlage für Datenanalysen oder Transaktionen verwendet werden.

Assets verwalten

Vertragsfristen einhalten und Auftragsvorgänge im Griff haben. Ein Dashboard informiert über alle für Sie relevanten Vorgänge und liefert Reports über aktuelle Ereignisse. Durch unser integriertes Workflowmanagement wird eine hohe Qualität der gespeicherten Informationen erreicht.

Datenräume erstellen

Firmenübergreifend Informationen teilen oder Bereiche der zentralen Immibiliendokumentation freischalten und so Verkaufs- oder Permanentdatenräume mit wenigen Klicks eröffnen. Mit arrowDocuments verkürzt sich der Weg zu einer qualitative hochwertigen Due Diligence erheblich.

Geprüfte Struktur

Standardisierten Immobiliendokumentation die dem Eigentümer, Investor, Nutzer oder Betreiber von Immobilien ein Ordnungssystem für die systematische Verwaltung und Fortschreibung bereitstellt und den Anspruch auf eine vollständige Dokumentation sichert. arrowDocuments lässt sich mit bestandsführenden Systemen verbinden und eignet sich gleichermaßen für die Dokumentation von Neubauten, Modernisierungen oder für die nachträgliche Dokumentation von Bestandsobjekten.

Ablage von Dateien und Formularen

Neben Dokumenten, Plänen und Bildern können auch beliebige Formulare wie Dokumente behandel und abgelegt werden. In den Formularen lassen sich Bestandsdaten erfassen oder einspielen. Dies eröffnet volkommen neue Möglichkeiten der Datenrecherche und Auswertung.

Automatisierter Datenimport aus Fremdsystemen

Daten oder Dokumente wie neue Mieterlisten, Mieteinnahmen oder Objektausgaben lassen sich direkt aus Fremdsystemen importieren. Die Daten werden automatisiert zerteilt, der bestehende Struktur in arrowDocuments zugeordnet und dort abgespeichert.

Einheitliche Benennung der abgelegten Informationen

An jeden Ordner können Benennungskonventionen für Dateien hinterlegt werden. Dies führt zu einer homogenen Dateistruktur in der sich Dateien auch nach dem Download eindeutig zuordnen lassen. Auch Stichtagregeln und andere Anforderungen können für jeden Bereich definiert werden.

Qualitätskontrolle und Freigabezyklen

Die Aussagekraft von Dokumente, Bilder oder Formulare ist nur so groß wie die Qualität und Aktualität der bereitgestelten Information. An jeden Ordner können Sie Workflow-Regeln hinterlegen wie maximales Alter von Dokumenten oder mindestens vorhandene Informationen. Erst nach Erreichen der gewünschten Qualität werden die Informationen an die nächste Bearbeitungsstufe weitergegeben oder können von dort zurückgewiesen werden.

Terminhinweise

Dokumente, die z.B. ihren gesetzlichen Gültigkeitszeitraum überschreiten oder ein bestimmtes Alter erreichen, werden dem zuständigen Nutzer angezeigt. So lassen sich Informationen schnell neu anfordern und der Datenbestand bleibt aktuell.

Vertragsmanagement und Vorgangsverfolgung

Zusammen mit den Objektinformationen sind auch Vertragsdokumente, Vertragsdaten, und Vertragsfristen an einem Ort gespeichert - so wird der gesamte "Life-Cycle" einer Immobilie zentral vorgehalten und Fristen, Kündigungen und Verlängerungen automatisch überwacht. Vorgänge wie Schadensfälle oder Renovierungen können eingestellt und gesteuert werden.

Granulare Nutzerverwaltung

Der Zugang und die Bearbeitungsmöglichkeiten von Ordnern, Dokumenten oder Formularen ist für jede Nutzergruppe genau einstellbar. Dokumente lassen sich durch Wasserzeichen schützen oder ihr Heruterladen kann vollständig unterbunden werden. Ein Viewer ermöglicht die direkte Ansicht der Dokumenteninhalte.

Virtueller Datenraum

Steht der Verkauf einer Immobilie an oder arbeiten Sie z.B. mit neuen Geschäftspartnern zusammen, können beliebige Bereiche der gespeicherten Informationen in arrowDocuments leicht anderen Nutzergruppen zugänglich gemacht werden, indem Sie die gewünschten Bereiche als externen Datenraum freischalten. So verkürzt sich der Übergang in einen Verkaufsprozesse erhablich und führt zu deutlichen Kosteneinsparungen.

Ihre Vorteile

  • Minimierung des Eigentümerhaftungsrisikos aus Nachweispflichten
  • Schnelle und belastbare Wertermittlung (Due Diligence) für Immobilientransaktionen
  • Hohe Zeit- und Kostenersparnis durch direkte Ablage von Daten aus Fremdsystemen
  • Strukturierte und einheitliche Benennung der Dokumente
  • Qualitätssicherung durch mehrstufige Nachlieferungs- und Freigabeprozesse
  • Vertragsdaten und -termine unter Kontrolle
  • Integrierter Zugriff auf Analysen und Reporting